Internet i praca zdalna – narzędzia, które docenisz

Praca zdalna i narzędzia przewidziane do aktywności przez internet przydadzą się nie tylko w sytuacji takiej jak obecnie – zagrożenia epidemiologicznego związanego z koronawirusem. Taka forma pracy – np. z mieszkania, domu, dowolnego miejsca na ziemi – stała się standardem nie tylko w biurze. Jakie aplikacje internetowe są szczególnie wartościowe w zdalnym zlecaniu, koordynacji czy analizie zadań biurowych i np. sprzedażowych?

Zakres możliwości jaki daje praca zdalna już teraz jest nadzwyczaj szeroki. Wraz z lawinowo pojawiającym się oprogramowaniem pozwala na coraz więcej. Komunikacja, uporządkowanie dokumentacji, nadzór nad kalendarzem, zapis wartościowych informacji w specjalnych współdzielonych sektorach na pulpicie czy po prostu przesyłanie dużych plików – to tylko część z możliwości, jakie umożliwia internet. Praca zdalna – narzędzia do jej wykonywania – sprawia, że zadania planować, realizować, koordynować czy analizować można z dowolnego miejsca świata.

Narzędzia do pracy zdalnej, które wpływają na jakość działania

Decydując się na pracę zdalną pojawia się pytanie: jakie narzędzia do niej będą bezwzględnie niezbędne? Internet umożliwia wykonywanie różnych obowiązków służbowych zdalnie. Większość z nich sprowadza się do komunikacji oraz tworzenia i udostępniania dokumentacji będąc poza biurem (którego sens stacjonarny mija – bez problemu można uzgadniać wszystkie procesy w sieci).

Podstawą jest komunikacja – nie musi ograniczać się do kontaktu telefonicznego. Skype, Hangouts czy Whatsapp sprawiają, że rozmowa niczym nie będzie różnić się od zwykłej konwersacji biurowej. Z jednej strony zdalna praca z osobą oddaloną często o setki kilometrów może kojarzyć się z brakiem bezpośredniej komunikacji.

Z drugiej – co pokazuje np. to, jak internet wszedł w realia telewizji – komunikatory mogą świetnie sprawdzić się w roli przekaźnika, doskonałej imitacji rozmowy niczym w biurze. TVN24 – podczas ogólnonarodowego ograniczenia kontaktów – zrezygnował np. z wizyt gości w studio telewizyjnym łącząc się z nimi np. przez smartfony i internet bezpośrednio do domów. Jakość rozmów, ustaleń czy ogólnie pojętej komunikacji nie spadła – można odnieść wrażenie, że niczym się nie różni od chociażby standardowego spotkania w zaciszu gabinetu. 

Zdalna komunikacja to jedno; jakie narzędzia będą przydatne, jeśli trzeba tworzyć, nadzorować i rozliczać poszczególne projekty? Oto zestawienie aplikacji i produktów, które pozwolą wykonywać pracę z domu nie tracąc nic z jej jakości. 

Slack – praca zdalna na platformie sieciowej

Jednym z wyzwań pracy na odległość jest sprawny kontakt wszystkich uczestników projektu. Slack zapewnia w tym względzie kompleksową obsługę: od przesłania bezpośredniej wiadomości przez rozmowę głosową (również video) po transmisję zdjęć, przesyłanie plików i wszystkie inne aktywności biurowe. To, w połączeniu ze zróżnicowanymi kanałami dostępów oraz tworzeniu grup zadaniowych daje praktycznie pełną kontrolę nad projektem podczas pracy zdalnej. Slack to w efekcie dowód na to, że internet i samodyscyplina zespołu – tu pojawia się kwestia czynnika ludzkiego – mogą zapewnić świetne możliwości kontroli projektów. 

Trello – internetowe tablice z przeglądem zadań

Owa samodyscyplina w pracy zdalnej da niewiele, jeśli przepływ zadań i terminów realizacji nie będzie precyzyjny, odgórnie ustalony i łatwo kontrolowalny. W tym przypadku praca zdalna powinna być opierana o Trello – narzędzie do organizacji zadań realizowanych z domu czy mieszkania. Co ważne, Trello umożliwia zarówno koordynację pracy własnej jak i współdzielonej przez kilka osób. Dotyczy to np. szefa projektu, specjalisty, grafika oraz programistę. Dostępy do poszczególnych tablic zapewniane są w zależności od stopnia i uprawnień, więc Trello przy pracy zdalnej to jeden z fundamentów sprawnego działania. 

G Suite – kilka narzędzi w jednym pakiecie

Praca zdalna to temat, na który szczególny nacisk kładzie Google – trudno by było inaczej w sytuacji, gdy marka ta z założenia opiera się na możliwościach internetu. G Suite to pakiet narzędzi, które łączą komunikację w ramach Gmaila po obsługę dokumentów w Google Docs i ich przekazywanie np. w ramach Google Drive. Powszechność wykorzystania Google sprawia, że – w przeciwieństwie do innych narzędzi do pracy zdalnej – użytkownicy zwykle nie mają żadnego problemu z tym, by odnaleźć się w wirtualnych realiach. 

Inne narzędzia do pracy zdalnej

Można również sięgnąć po inne rozwiązania idealne do pracy w domu. To m.in. narzędzia Microsoftu, które – o czym się zapomina – można współdzielić. Dotyczy to każdego rozwiązania: od Worda po Excel. 

Ciekawą opcją – choć przy możliwościach np. jakie daje popularniejszy Skype schodzi na drugi plan – jest Join.me. To kreator wideokonferencji podczas których można łączyć rozmowę z prezentacją własnego ekranu. Takie narzędzie do pracy zdalnej świetnie sprawdzi się więc, gdy trzeba np. zaprezentować system działania oprogramowania klientowi np. na Podkarpaciu będąc samemu w Trójmieście. 

Praca z domu powinna używać również m.in. Zendesk, Work From czy rozwiązań pozwalających na swobodną wymianę danych w chmurze – codzienność niesie kolejne rozwiązania, które sprowadzają zadania do jednego: zdalnej samodyscypliny.

Piotr Romanowski

Miłośnik wszystkiego, co związane z nowymi technologiami. Kiedyś konsultant w branży telko; dziś działający głównie w sferze oprogramowania, a przy okazji niezmiennie zafascynowany wszystkim, co dotyczy technologii mobilnych oraz znaczenia internetu w codzienności.