Co można wrzucić w koszty działalności gospodarczej?

Lista rzeczy i usług, które można ująć w kosztach przychodu prowadząc firmę jest wyjątkowo szeroka. Obejmuje zarówno opcje uniwersalne – np. koszt biura – jak i indywidualnie dostosowane do konkretnych potrzeb przedsiębiorstwa. Co można wrzucić w koszty działalności gospodarczej i jakie są korzyści z takiego rozwiązania?

Faktury konsekwentnie zbierane przez firmę – zarówno jednoosobową DG jak i dużą spółkę – są niezwykle istotne ze względu na rozliczenie podatkowe. Udokumentowanie wydatków na podstawie paragonów czy faktury VAT wpływa na wysokość przychodu danego podmiotu. A ten jest podstawą do opodatkowania. Tak więc: koszty przedstawione na podstawie dokumentów sprzedażowych wpływają na wysokość podatku, jaki firma zapłaci do urzędu skarbowego. Stąd tak istotne jest, by wiedzieć m.in.:

• co można uznać jako koszty działalności gospodarczej w Polsce, 
• w jaki sposób należy opisać fakturę, by uwzględnić koszty w zeznaniu,
• które usługi i produkty bez wątpliwości stanowią koszt podatkowy dla firmy. 

Warto dodatkowo zwrócić uwagę na jeszcze jedną kwestię. Tzw. faktury kosztowe zbiorczo stanowią podstawę do zmniejszenia dochodu firmy, więc automatycznie obniżają wysokość płaconego podatku. Dodatkowo należy jednak pamiętać o korzyściach w kontekście rozliczenia VAT. Faktura zawierająca podatek – zwykle 23-procentowy, choć zdarzają się np. również warianty na poziomie 8 proc. – wystawiona przez płatnika VAT dla firmy o takim samym statusie stanowi podstawę do tego, by odliczyć go od własnego zeznania. 

Koszty dla firmy – co można ująć w zeznaniu?

Kwestię tego, co można uznać za koszty dla firmy reguluje ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wskazuje ona, że koszty prowadzenia działalności gospodarczej to te, które są związane z wygenerowaniem przychodów firmy. I tu pojawia się regularnie dylemat, co właściwie można uznać za towar lub usługę niezbędną w kontekście działalności gospodarczej. 

Stąd liczne zapytania do urzędów skarbowych oraz interpretacje, czy określony wydatek może być uznany jako koszt firmowy, jeśli pomiędzy nim, a osiągniętym przychodem następuje wyraźny związek przyczynowo-skutkowy. Co ważne: to do podatnika należy uznanie, czy taki związek rzeczywiście istnieje. W przypadku kontroli, firma musi również udowodnić związki pomiędzy fakturą, a działalnością. Jeśli więc np. informatyk kupi klocki Lego i będzie próbował ująć je w kosztach – tłumacząc, że są potrzebne dla klientów odwiedzających go z dziećmi w mieszkaniu – będzie to błąd. Jednak jeśli te same klocki zakupi i ujmie w kosztach salon wnętrz, który ma kącik dla dzieci oczekujących na czas, aż rodzice zrobią zakupy, będzie to już koszt uzasadniony.

Co można wrzucić w koszty firmowe?

Jakie towary, produkty i usługi bez cienia wątpliwości można ująć w deklaracji podatkowej? W dość szerokim polu interpretacji i wskazówek można wyodrębnić listę, która nie powinna budzić żadnych wątpliwości w kontekście skarbowym. Szczególne znaczenie odgrywa tu telekomunikacja – internet stacjonarny lub mobilny, a także np. urządzenia do obsługi zamówień czy kontaktu z kontrahentami. Jeśli jednak wskazać towary i usługi tematycznie, wyodrębnić można pięć podstawowych grup. 

Koszty biura oraz jego funkcjonowania

To podstawowy wydatek, który można ująć w wydatkach firmowych. Odliczeniu podlegać będzie zarówno np. zakup nieruchomości pod biuro jak i wynajem powierzchni. Koszt stanowić będzie również czynsz i inne opłaty. Jeśli działalność gospodarcza prowadzona jest w mieszkaniu, warto wskazać, że domowe biuro zajmuje np. konkretny pokój – wtedy opłaty można obliczać proporcjonalnie względem jego powierzchni. 

Oczywiście do listy kosztów doliczyć można również wszystkie elementy wyposażenia, które są niezbędne do działania biura. Tak więc będą nimi np. meble – od biurka po fotel czy np. kanapę w poczekalni – ale również wszelkie szafki czy akcesoria biurowe. To m.in.: segregatory, długopisy, kartki i tusz do drukarki. 

Koszty pracownicze oraz szkoleniowe

Ważnym koszt dla firmy stanowią wynagrodzenia pracowników – niezależnie od tego, czy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, czy też współpracują z danym podmiotem na zasadzie B2B. Warto pamiętać, że w zestawieniu kosztów należy też ująć np. wszelkie szkolenia pracowników, a także materiały edukacyjne – za te uznać warto np. prenumeratę czy zakup książek tematycznych lub czasopism branżowych. Dodatkowo, koszt firmowy stanowią również wszelkie benefity dla pracowników – np. karty sportowe czy prywatna opieka lekarska. 

Koszty telekomunikacji i sprzętu elektronicznego

To grupa, która zapewnia szczególnie duże możliwości ujęcia w kosztach firmowych. Wydatkami firmowymi będą bowiem właściwie wszystkie produkty i usługi zapewniające komunikację z klientami, kontrahentami czy np. urzędami. W efekcie, w koszty wrzucić można m.in.:

• abonament na telefon stacjonarny
• telefonię komórkową
• internet stacjonarny
• internet mobilny

Oczywiście jeśli np. firma świadczy usługi w miejscu, gdzie trudno o tego typu łącze, również internet satelitarny – najlepsze rozwiązanie w takiej sytuacji – będzie stanowić koszt firmowy. 

Warto pamiętać, że niektórzy operatorzy tworzą z myślą o przedsiębiorcach rozbudowane pakiety biznesowe opracowane specjalnie pod kątem potrzeb tego środowiska klientów. Tak działa np. usługa Internet UPC Biznes – obejmuje najbardziej optymalne pakiety sieciowe dla przedsiębiorstw wraz z rozwiązaniami opcjonalnymi. Tego rodzaju internet dla firmy to np. możliwość połączenia – a więc ujęcia również na fakturze – telewizji kablowej oraz telefonii. Można liczyć również na pakiety ochrony antywirusowej czy usługi zapewniające określony czas naprawy dostępu do sieci w przypadku awarii. 

Jeśli bowiem spojrzeć np. na ofertę UPC Biznes Internet 1000 Mb/s z telewizją dla firm zauważyć można bardzo atrakcyjny stosunek ceny do zasobów takich jak:

• bardzo szybkie łącze internetowe
• dostęp do 165 kanałów TV, w tym zdecydowanej większości w opcji HD
• telewizji online
• dekodera z nagrywarką.

Szczególną wartość tworzą usługi w cenie – idealnie dobrane dla firm. To m.in.:

• gwarancja dostępności usług i naprawy awarii w określonym czasie
• pakiet bezpieczeństwa dla 25 komputerów.

Oprócz tego firmowy pakiet internetu zawiera również np. dodatkowo płatny dostęp do wszystkich produktów i narzędzi Microsoft i inne wartościowe usługi dla działalności gospodarczej. 

Każdy z elementów, które zawierają tego typu oferty internetu dla firm idealnie wpisuje się w potrzeby przedsiębiorstwa i nie będzie budzić wątpliwości ze strony urzędu skarbowego. 

Piotr Romanowski

Miłośnik wszystkiego, co związane z nowymi technologiami. Kiedyś konsultant w branży telko; dziś działający głównie w sferze oprogramowania, a przy okazji niezmiennie zafascynowany wszystkim, co dotyczy technologii mobilnych oraz znaczenia internetu w codzienności.